Newsletter n°11 : Collaborer en temps réel avec un logiciel de Mind Mapping

Bonjour à tous,

Aujourd’hui, on vous dévoile notre quotidien au sein de Signos.

Car oui, collaborer en temps réel sur des logiciels de Mind Mapping, et bien, c’est tout simplement notre fonctionnement naturel depuis plus de 8 ans.

Entre l’arrivée des outils de Mind Mapping web, comme MindMeister et Mindomo, et plus récemment les intégrations Cloud des plus gros acteurs comme MindManager, MindView ou XMind, la collaboration au sein de ces outils est possible et en TEMPS-REEL.

Ici, on ne va donc pas vous parler de la possibilité de collaborer dans ces logiciels, car c’est une possibilité technique existante, mais des précautions à prendre pour BIEN le faire. Car en 8 ans, nous avons eu le temps de faire toutes les erreurs 😉

Préparez-vous à collaborer !

• Choisissez bien le logiciel. Les logiciels web ont la possibilité de collaborer gratuitement avec un nombre de cartes limitées. Les logiciels professionnels nécessitent d’avoir une licence par abonnement.
• Si vous allez collaborer ponctuellement, faites un « Ordre du jour » et envoyez-le avant la réunion. Préparez l’ordre du jour en Mind Mapping. Il vous servira également à démarrer et animer la réunion.
• Invitez un nombre limité de collaborateur. La collaboration dans un logiciel de Mind Mapping peut s’avérer compliqué si vous êtes très nombreux. Voici notre retour d’expérience : nous avons constaté qu’a partir de 8 à 10 personnes, la collaboration devient compliquée.
• Si vous êtes en distanciel, partagez votre map et prenez des notes collaboratives en temps réel. Evitez les apports complémentaires par chat qui sont difficiles à gérer en même temps que la prise de note en live.

Comment bien collaborer ?

Pour rendre la collaboration efficace, établissez quelques règles. En tant que pilote, il est très important de coordonner la collaboration pour que le travail soit efficace.

1. Organisez les temps. Assurez-vous d’alterner entre des phases libres de collaboration, où tout le monde agit sur la carte, et des moments de validation, où vous prenez la main et faites le point.
2. Segmentez les phases de réflexion. Vous pouvez vous appuyer sur la méthode IDEAXION pour processer ce moment important d’idéation.
3. Créez une légende. Profitez de la puissance du visuel pour aider les collaborateurs à y voir clair. Utilisez les icônes et les couleurs pour « marquer » des avis, des interrogations et prendre des décisions.
4. Sauvegardez votre travail. Vérifiez vos sauvegardes. Nous avons déjà perdu un jour entier de travail à cause d’un logiciel qui n’as pas envoyé la sauvegarde au serveur.
5. Amusez-vous. Le Mind Mapping est aussi une approche ludique, gardez en tête qu’une bonne collaboration est aussi un moment de partage.

Et si on collaborait tout le temps ?

Chez Signos, nous travaillons quotidiennement sur des maps collaboratives. Toutes nos To DO Maps, nos Road Maps Stratégiques, nos Retroplannings d’activités sont stockés dans un Cloud ou dans Teams (Procédure connexion Teams).

Presque tous les logiciels possèdent des connexions avec des Clouds (Sharepoint, Google Drive, Dropbox…). Chez Signos, nous utilisons MindManager avec Sharepoint et Mindomo avec des clients/partenaires en dehors du monde Microsoft.

Bon Mapping !