Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ou d’équipe ?
Plusieurs objectifs sont à l’origine d’un séminaire d’équipe :
- Faire le point sur l’année,
- Réfléchir sur une nouvelle vision stratégique à plus 10 ans,
- Réfléchir sur un positionnement stratégique sur le marché à court, moyen ou long terme,
- Esquisser un plan d’action pluriannuel sur 3 ans.
- …
Et vous, quels sont vos objectifs ?
Pourquoi faire appel à UN professionnel de l’animation de séminaire ?
Là aussi plusieurs raisons possibles motivent le recours à un facilitateur de séminaire.
- Eviter de tenir une double posture souvent inconfortable : faciliter le travail d’équipe et être soi-même concerné et impliqué dans la production d’idées, orientations et actions. Si c’est parfois possible, cela est fortement déconseillé dans une résolution de problème d’autant plus si vous faites partie du problème
- Booster la dynamique de groupe et exploiter eu mieux le temps du séminaire, d’autant que les séminaires sont souvent tenus sur 2 jours maximum avec des objectifs souvent ambitieux
- Faciliter le travail de réflexion, d’analyse ou de prise de décision d’une équipe qui dysfonctionne, rencontre des frictions, comprend des personnalités en conflits … ou tout simplement est en « panne »
Voici quelques idées de « pannes » et « dépannages » :
Si comme nous vous croyez qu’une image vaut mille mots, ou qu’un dessin vaut bien un long discours, la facilitation visuelle est pour vous. Signos vous propose différents outils et techniques de visualisation de l’information pour vous « dépanner ».
| « En panne de » | « Face à la panne » |
|---|---|
| Panne d’idées : nos organisations ne savent pas écouter et comprendre les idées présentes en leur sein. Beaucoup d’idées meurent avant de naître. | Face à la panne d’idées, vous aiderez les personnes à élargir leurs pensées mais également à mieux les canaliser pour obtenir un réservoir d’idées productives. |
| Panne d’action : en se focalisant très vite sur l’action, nos organisations négligent la phase de transformation d’idées en action, source d’écarts et de retards dans la phase de pilotage. | Face à la panne d’action, vous outillerez les personnes pour obtenir un feed-back visuel en temps réel afin de mieux identifier, gérer les écarts et les retards dans vos projets. |
| Panne de décision : nos modalités de communication et d’analyse de l’information conduisent trop souvent nos organisations à « ne pas savoir décider » et trouver des consensus rapidement. | Face à la panne de décision, vous faciliterez les échanges entre les personnes pour les aider à co-élaborer et partager une vision commune et solide, facteur de prise de décision à la fois plus rapide et plus confortable. |
Et vous, quelles sont vos raisons ? quelles sont vos « pannes » ?
Co-construire le projet d’animation du séminaire
Chez SIGNOS, nous considérons un séminaire d’entreprise ou d’équipe comme un véritable projet qui comprend une phase de constat et d’analyse, la définition d’objectifs de résultat et un plan d’animation pour y parvenir.
Nous proposons systématiquement une démarche de co-construction avec le porteur du projet en interne.
Voici les 3 niveaux d’objectifs que nous rencontrons avec nos clients :
- Faire le constat et l’analyse d’une situation, clarifier les problématiques.
- Définir nouveaux axes stratégiques voire de nouveaux stratégiques évaluables au regard du constat.
- Elaborer un plan d’action annuel ou pluriannuelle pour atteindre ces objectifs voire avec une déclinaison par direction, département, BU, service quand les directeurs et responsables sont participants du séminaire.
Selon la situation et le temps, nous nous irons jusqu’à l’objectif 1, 2 ou 3. Il est très rare de rencontrer des équipes qui se limitent à l’objectif 1. La plupart du temps, les équipes souhaitent sortir avec de nouvelles pistes mais surtout des objectifs stratégiques voire opérationnels.
Plus vous souhaitez tirez le maximum de l’intelligence collective, plus le recueil des données pour le constat doit être fait en amont de la rencontre. C’est une simple question de efficacité/coût !
5 scénarios classiques d’intervention
Loin de nous d’être exhaustif car chaque situation est spécifique même si on retrouve des problématiques partagées entre beaucoup d’organisation. Par contre, chacun d’entre elle est spécifique de par sa culture, son expérience, son expertise, sa composition humaine. Donc, prenez ces scénarios comme de trames qui prendront la couleur de votre organisation avec autant de variations que de spécificités.
- Scénario 1 = résolution de problème
Le constat et les problèmes sont dans la tête des participants. Il ne s’appuie pas sur des chiffres mais sur des ressentis, des perceptions, des problèmes non quantifiables.
Nous définissons une méthode d’animation de brainstorming sur les problèmes et les solutions. Si nous avons le temps, nous traduisons les solutions en plan d’action. - Scénario 2 = plan stratégique
Vous pouvez récupérer des données en amont et nous mettons en place une phase de communication et de recueil des informations sur une période à définir en amont du séminaire
Nous définissons une méthode d’animation pour exploiter ces données en démarrage de séminaire et clôturer sur la clarification d’objectifs stratégiques engageants et évaluables - Scénario 3 = plan d’action
La direction a défini des orientations stratégiques et vous réunissez l’équipe pour obtenir des engagements en termes d’objectifs de résultats par direction / département / service / BU avec un plan d’action associé - Scénario 4 = plan stratégique et opérationnel
Nous avons un temps de préparation réel et programmé 2 jours, nous pouvons combiner le scénario 2 et 3 - Scénario 5 = la Totale ! De la résolution de problème au plan d’action.
Vous êtes ambitieux et nous aussi mais est-ce raisonnable ? Plusieurs raisons nous conseillent de vous orienter sur un séminaire en 2 temps pour laisser du temps aux cerveaux de traiter / digérer / maturer les informations.
En termes d’efficacité cognitive, la règle est de laisser du temps entre l’analyse du problème, la recherche de solutions et sa transformation en plan d’action.
Autre piste : mettre une phase d’analyse des problèmes en distanciel conduite par l’intervenant qui animera le séminaire. Cette étape peut comprend des questionnaires, des entretiens distanciel et analyse de contenus des résultats.
Et après le séminaire ? Des livrables exploitables !
Rien qu’un magnifique séminaire sans suite concrète !
Tout le monde le sait et pourtant le problème persiste ! Pourquoi ? Le problème réside systématiquement dans la qualité des livrables et si vous avez fait appel à un facilitateur professionnel, c’est de sa responsabilité de vous fournir des livrables au maximum exploitable par les participants.
Qu’entend-t-on par « exploitable » ?
- Niveau 1 d’exploitabilité : des livrables faciles et rapides à relire, comprendre, mémoriser
- Niveau 2 d’exploitabilité : des livrables avec des informations faciles à récupérer dans ses outils de travail, de pilotage, de management
- Niveau 3 d’exploitabilité : des livrables directement exploitables par les participants sans transposition
Tout l’enjeu est de fournir aux participants du séminaire des livrables qui répondent aux 3 niveaux mais c’est rarement possible pour une raison principale : le manque d’harmonisation des méthodes et des outils des dirigeants pour piloter leurs projets stratégiques et opérationnels.
Le 1er format auquel vous pensez est le PowerPoint mais sont-ils vraiment exploités à la fin d’un séminaire. Ils sont souvent lourds avec des schémas, du texte, des photos qui demandent un fort retraitement derrière pour en faire des données pilotables.
Du coup, certains se tournent vers Excel mais qui a envie de relire un Excel !? Sans autre outil de pilotable, ce format reste quand un format directement exploitable pour suivre et évaluer des objectifs stratégiques et opérationnels. L’outil n’est pas le plus avantageux pour relire, comprendre et mémoriser rapidement et facilement les résultats d’un séminaire !
Nous avons trouvé la solution, nous utilisons des outils cartographiques pour prendre des notes collaboratives en temps réel tout au long de la formation. L’avantage est triple !
- 1er avantage : la prise de note collaborative permet de co-structurer et co-valider les échanges en temps réel. Il augmente le taux de concentration et de participation et des participants et surtout il sert de compte-rendu créé en temps réel fournit une vision fidèle et permet d’économiser la rédaction d’un compte rendu Word ou PPT à la fin du séminaire avec des risques d’erreurs par la ou les personnes qui les élaborent. Cela signifie également que le compte-rendu est disponible dès la fin du séminaire et pas 15 jours plus tard. Les participants peuvent même consulter les comptes-rendus dans le train de retour !
- 2ème avantage : les formats cartographiques sont à la fois visuels, fun et structurants pour un cerveau humain. Cela signifie qu’ils sont très pertinents pour relecture, compréhension et mémorisation rapide et efficace.
- 3ème avantage : si nous utilisons un logiciel de cartographie professionnelle des idées, comme MindManager, nous pouvons exporter les informations dans un format plus classiques comme Word et Excel et facilite leur récupération dans des outils classiques de pilotage stratégique et opérationnel. Nous fournissons à la fois le format cartographique original, le format gratuit sous forme de visionneuse html lisible par n’importe quel navigateur internet et les exportations Word et/ou Excel.
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