Le Management Visuel : Pour décloisonner les organisations

Après avoir transpercé la pyramide du Management, nous allons voir comment irriguer la sphère du Management pour décloisonner le fonctionnement des organisations

Bon, je n’ai pas trouvé le verbe idéal, par irriguer, je pense aussi à alimenter, stimuler, dynamiser.

Je vous redonne le lien vers l’article : Le Management Visuel : Pour transpercer la pyramide du management.

Après la pyramide, revenons donc à la sphère 😉.

Nous allons parler de décloisonnement vertical et horizontal et voir comment le management visuel peut aligner l’ensemble des acteurs qui font partie prenante de votre sphère managériale.

La sphère du management comprend 2 axes.

• l’axe vertical qui représente la ligne managériale hiérarchique.
• l’axe horizontale qui représente la ligne managériale transversale.

Explorons les méthodes et outils pour vous aider à décloisonner chaque axe. S’agit-il des mêmes outils : kanban, mind maps, tableaux collaboratifs et tableaux d’indicateurs … ?

⬇️DECLOISONNEMENT VERTICAL

Quel est l’enjeu principal du décloisonnement vertical ? L’alignement !

Pour être plus précis, je parle de l’alignement entre les objectifs stratégiques et opérationnels, une des douleurs principales d’un management qui doit devenir de plus en plus participatif pour répondre aux attentes des nouvelles générations.

La solution : choisir des outils qui permettent de passer facilement d’un niveau à l’autre et donc d’une vision globale à une vision plus détaillée selon les besoins de macromanagement ou micromanagement.

Oral vs Visuel

• L’oral : le cerveau n’est pas équipé pour garder de manière durable et cohérente une vision à la fois globale et détaillée d’un plan d’action. Vous devez opter pour des outils visuels qui donne en premier lieu une vision globale avant de rentrer dans le global.
• Le visuel : parmi les outils visuels, si certains offrent une vision macro, ils ne permettent pas d’aller facilement dans le détail. Vous l’avez peut-être déjà constaté avec le fameux PowerPoint.

4 outils

• PowerPoint : qui ne s’est pas senti un jour perdu dans un PowerPoint de 50 slides pour présenter une stratégie ou un projet ? Du coup, vous optez pour un PowerPoint avec quelques slides très visuelles mais ceux qui ont besoin de détails sont en manque et peuvent éprouver des difficultés pour comprendre ou vous vous suivre.
• Tableaux de bords visuels synthétiques : bonne idée pour communiquer sur des chiffres-clés et des résultats-clés. Mais si vous voulez circuler le long de l’axe vertical, votre tableau de bord doit vous permettre de descendre dans le détail des informations.
• Tableau en mode Kanban : les outils en colonnes sont très efficaces pour piloter suivre l’avancement de tâches. Mais il est souvent difficile de relier les ces tableaux à la stratégie car on perd l’architecture du plan d’action ou du projet.
• Logiciel de Mind Mapping : il s’agit d’un outil arborescent qui peut se déplier et replier à l’infini ! Voilà une une solution efficace pour décloisonner verticalement car un bon logiciel de Mind Mapping vous permet de passer du global au détail à volonté. Vous allez pouvoir mixer du macromanagement et du micromanagement selon les besoins.

Et vous ? Quelles sont vos solutions ? Vos idées sont vraiment les bienvenues en commentaires. Dans un souci d’amélioration continue, j’ai hâte de découvrir vos solutions

➡️DECLOISONNEMENT HORIZONTAL

Quel est l’enjeu principal du décloisonnement horizontal ? La communication !

Pour être plus précis, je parle de la communication non hiérarchique, entre des services ou parties prenantes externes ayant des cultures différentes, ayant des focalisations différentes.

La solution : choisir des outils qui donne une vision globale sur les idées ou les actions de toutes les personnes autour d’un même objectif.

Oral vs Visuel

• L’oral : le cerveau n’est pas équipé pour garder une grande quantité d’informations sans une aide écrite. Notre mémoire de travail peut retenir 7 informations plus ou moins deux pendant 2 minutes
• Le visuel : parmi les outils visuels, vous avez le choix entre des outils statiques ou dynamiques. Les outils statistiques donnent une photo à un instant T et les outils dynamiques sont actualisables en temps réel. Vous devinez quels sont mes préférés ?

4 outils

• PowerPoint : il s’agit d’un outil statistique par excellence. Il peut être très utile pour présenter des résultats à instant T. Attention à ne pas noyer vos interlocuteurs sous la masse d’informations. Pensez à leur mémoire de travail ;-). Par contre, les mises à jour des PowerPoint sont souvent très consommatrices de temps.
• Tableaux de bords visuels synthétiques : ce sont des outils excellents pour communiquer rapidement sur des résultats ou des problèmes. Par contre, si vous avez besoin de rentrer dans les détails, vous devrez apporter des compléments … à l’oral avec les limites de l’oral vue plus haut.
• Tableau en mode Kanban : les outils en colonnes sont très adaptés pour piloter un suivi d’activités d’une équipe transversale autour d’objectifs de même niveaux. Bien fabriqués, vous pourrez aider à voir la contribution de chaque partie prenante. Par contre, attention à ne reproduire une vue en silo du suivi d’activité, ce qui est une tendance facile avec une approche en colonne !
• Logiciel de Mind Mapping : les avantages sont les mêmes que pour les tableaux Kanban avec l’option de descendre plus facilement dans le détail des tâches. Plus vous travaillez sur des projets complexes (avec des sous-projets), plus le Mind Mapping est adapté surtout avec un logiciel professionnel qui permet de filtrer l’information par tags.

Vos idées sont toujours les bienvenues en commentaire.

↗️La meilleure solution : le DECLOISONNEMENT DIAGONAL !

Pas de panique, c’est simple. Le plus souvent, l’enjeu est un décloisonnement à la fois vertical et horizontal !

Si vous misez sur un alignement clair entre des parties prenantes ayant des rôles et responsabilités différentes, vous êtes alors dans cette situation qui est devenu une généralité dans un contexte de travail de plus en plus en transversal. Mais la transversalité n’élimine pas encore la persistance d’une ligne managériale même si les organisations gagnent en souplesse.

Je ne vais pas reprendre la liste des outils car vous avez déjà la réponse. Choisissez l’outil qui donne une vision à la fois globale et détaillée et qui permet de circuler dans la hiérarchie des objectifs : le Mind Mapping numérique.

Alors oui, je précise, je parle bien de Mind Mapping professionnel c’est-à-dire d’utiliser des logiciels de Mind Mapping professionnels avec des options enrichies de pilotage et des modes d’affichages multi-vues !

• Voici un lien pour découvrir MindManager, le logiciel le plus complet à mon avis sur le sujet.
• En gratuit, je vous conseille XMind ou Mindomo (logiciel online).

Sinon, si vous ne voulez pas allez vers du payant, commencez par des tableaux Kanban

• Trello, le logiciel leader du marché édité par Atlassian.
• Si vous avez un abonnement Teams, vous avez accès à Planner (Tasks).

Et si vous acceptez de payer, alors regardez du côté des Digital Workplace qui permettent de piloter des projets en mode multi-vues : Monday, Smartsheet, Trello en payant et je pourrais en nommer 50 ! Attention, ce sont des solutions uniquement online. Vérifiez en interne si votre service informatique autorise ces applications

Conclusion

Vous n’avez plus besoin d’attendre la mise en oeuvre d’une transformation managériale ou d’une réorganisation de l’organigramme, vous pouvez contribuer à désiloter l’ensemble de vos collaborations, verticales et horizontales à votre niveau !

Pour cela, les outils visuels sont idéaux car pour désiloter, il faut quitter le mode de pensée linéaire pour évoluer vers le mode cartographique. Quand vous préparez un voyage, il y a de grandes chances que vous utilisiez Google Maps ou un outil équivalent. La plupart d’entre nous regardons en 1er la carte avant de nous précipiter dans la description de l’itinéraire au format texte. En disant cela, vous comprenez que les deux visions sont importantes, globale et détaillée, que les deux modes de pensées sont complémentaires, cartographique et linéaire. Il n’est pas question de les opposer mais de les associer en se rappelant que, dans un contexte managérial moderne, le global précède le détail et le cartographique précède le linéaire.