Euh … c’est quoi ce titre ? Transpercer ? Oui ! Le Management visuel est déjà reconnu comme très utile pour décloisonner les organisations trop silotées, pour faciliter le travail transversal.
En plus de ce bénéfice ‘horizontal », le Management Visuel est également très efficace pour désiloter en « vertical », pour faciliter l’alignement entre le stratégique et l’opérationnel, entre toutes les différentes « strates hiérarchiques de l’organisation.
Pour en savoir plus sur cette capacité du Management Visuel à décloisonner une organisation autant horizontalement que verticalement, il s’agit de notre article : Le Management Visuel : Pour irriguer la sphère managériale.
Pour illustrer cette méthode, explorons des exemples spécifiques pour chaque niveau de la pyramide du management en utilisant des outils tels que les kanban, mind maps, tableaux collaboratifs et tableaux d’indicateurs.
La pyramide du management comprend 6 niveaux : individu, équipe, projet, processus, compétence, stratégie.
MANAGEMENT DE L’INDIVIDU
Au niveau le plus fondamental, le management visuel commence par l’individu. Chaque membre d’une organisation a des tâches à accomplir et des objectifs à atteindre.
- Suivez les performances et les objectifs individuels en lien avec les objectifs d’équipe et d’entreprise à l’aide de des tableaux de bord personnels (ou Dashboard).
- Visualisez la charge de travail et les priorités. avec des systèmes de gestion des tâches visuels comme les kanban personnels pour organiser ses tâches en catégories telles que « À faire », « En cours » et « Terminé ».
- Comme alternative au Kanban, vous pouvez utiliser le Mind Mapping pour faire des « Todo Map », des cartographies de suivi des tâches.
- Organisez des entretiens de reporting en vous appuyant sur ces différents tableaux pour suivre l’activité de votre collaborateur et l’aider, si besoin, à traiter les difficultés rencontrées.
MANAGEMENT D’EQUIPE
Lorsque l’on monte d’un cran dans la pyramide du management, on atteint le niveau de l’équipe. Ici, le management visuel prend une dimension collaborative.
- Visualisez le flux de travail de l’équipe avec des kanbans d’équipe.
- Reliez directement les performances de l’équipe aux buts stratégiques de l’organisation à l’aide de KPIs.
- Facilitez la collaboration en créant des espaces de travail virtuels sous forme de tableaux collaboratifs où l’équipe peut brainstormer, planifier et suivre les tâches ensemble.
- Planifiez les projets d’équipe avec des Todo Map d’équipe. Le Mind Mapping est supérieur aux kanbans pour visualiser les différents niveaux d’objectifs et les responsabilités des différents collaborateurs à chaque niveau.
- Assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont alignés sur les priorités grâce à des réunions visuelles pour discuter des progrès et des blocages.
MANAGEMENT DE PROJET
Quand on parle de management visuel et de ses applications, une des applications les plus fréquentes à laquelle on pense est le management de projet. Et désormais, au sein des organisations, les projets sont tous collaboratifs. Aussi, vous ne serez pas surpris de retrouver des outils communs au management d’équipe mais aussi des outils spécifiques à la gestion de projet.
- Elaborez des Roadmaps de projet qui relient clairement les livrables du projet aux objectifs à long terme de l’entreprise. Et dans la Roadmap, il y a le mot map, carte en français, donc pensez à utiliser des outils cartographiques comme le Mind Mapping.
- Cartographiez les risques potentiels à l’aide d’une cartographie des risques ou d’une matrice d’analyse des risques.
- Visualisez les rôles et les responsabilités sous forme de cartographies de acteurs ou de matrices RACI.
- Evaluez l’avancement en créant des tableaux de bord visuels avec des indicateurs clés en rapport avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
- Représentez visuellement les phases clés et les jalons du projet à l’aide de timelines.
- Si vous pilotez vos projets plutôt en mode agile, vous pourrez utiliser des kanban pour suivre l’avancement des tâches.
- Si vous pilotez vos projets en mode plus classique, en cascade, vous allez plutôt avoir besoin de faire des diagrammes de Gantt pour suivre l’avancement du projet.
- Pour finir, maintenez l’alignement avec la direction stratégique en présentant régulièrement l’avancement du projet à travers des revues ou réunions visuelles.
MANAGEMENT DE PROCESSUS
Au niveau des processus, le management visuel aide à cartographier et à comprendre les flux de travail complexes.
- Visualiser les composants clés d’un processus en élaboreant votre FIP (Fiche d’identité de processus ) et votre diagramme SIPOC à l’aide du Mind mapping (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers)
- Visualisez les flux et les interactions de votre système en cartographiant les processus à l’aide de diagrammes de flux.
- Visualisez l’efficacité de vos processus et leur impact sur la performance de l’entreprise avec des dashboards intégrant de indicateurs de performance et de maitrise.
- Organisez des revues de processus pour piloter la performance de vos processus et identifier les actions correctrices.
- Explorez les possibilités d’optimisation des processus en utilisant le Mind Mapping pour dynamiser les recherches de solutions.
MANAGEMENT DE COMPETENCES
- Le développement des compétences est crucial pour la croissance individuelle, d’une équipe et d’une organisation.
- Cartographiez les référentiels de métiers, d’emplois et des compétences avec le Mind Mapping.
- Elaborez des référentiels de compétences, connaissances et comportements disponibles et requis.
- Développez vos plans de développement des compétences, de formation, de mobilité, de recrutement en mode projet avec du Mind Mapping ou du Kanban.
- Encouragez les employés à cartographier leurs objectifs de carrière et leurs compétences existantes et à développer.
- Evaluez la maitrise des compétences et identifiez les besoins en formation à l’aide de cartographie de compétences en entretien d’évaluation
MANAGEMENT STRATEGIQUE
Au sommet de la pyramide se trouve le management stratégique. Ici, il est essentiel que la vision et la stratégie de l’entreprise soient communiquées clairement pour faciliter l’alignement entre les objectifs opérationnels et stratégiques.
- Explorez et visualisez les différentes options stratégiques et leurs implications à l’aide matrice d’analyse.
- Offrez une vision synthétique de la stratégie de l’organisation à l’aide d’un Busines model canva.
- Elaborez votre cartographie d’objectifs stratégies selon la méthode de votre choix (OKR, OGSM, Hoshin Kanri …) à l’aide du Mind Mapping.
- Surveillez les indicateurs clés qui influencent la prise de décision stratégique. avec des tableaux de bord au niveau exécutif.
Conclusion
Pour que le management visuel soit efficace à travers tous ces niveaux, il doit y avoir une cohérence dans la manière dont l’information est présentée et partagée. La standardisation des outils visuels aide à créer un langage commun qui facilite la compréhension entre différents départements et niveaux hiérarchiques.
La formation et l’éducation autour des outils de management visuel sont également cruciales. Les employés à tous les niveaux doivent comprendre comment lire et interpréter les informations présentées visuellement. Ils doivent également être formés à utiliser ces outils dans leur travail quotidien pour que le système soit intégré de manière fluide dans la culture de l’entreprise.
Le management visuel est un langage visuel, qui comme le code de la route, doit être maitrisé par tous pour fluidifier la communication et faciliter l’analyse et la prise de décision.
En résumé, le management visuel est un ensemble de méthodologies puissantes qui, lorsqu’elles sont appliquées systématiquement à travers les différents niveaux de management, peuvent transformer la manière dont une organisation fonctionne.
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