Facilitation visuelle

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Bénéfices de la facilitation Visuelle

L’objectif principal de facilitation visuelle est d’utiliser des méthodes et outils visuels pour faciliter et accélérer le processus classique de facilitation. Il le rend également plus efficient et plus performant.

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Rendre le travail de groupe plus facile et plus serein !

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Clarifier et atteindre les objectifs plus rapidement.

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Mieux capter, organiser, comprendre et mémoriser les idées et les informations.

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Stimuler la créativité et la participation de chacun.

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Offrir de la visibilité et de la lisibilité.

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Faciliter et accélérer le passage de l’idée à l’action, l’analyse et la prise de décision.

Cartographie des activités d'un facilitateur
Réunion en facilitation visuelle

Définition de la visualisation

La visualisation, c’est traduire ses idées dans l’ESPACE et/ou en IMAGE sous forme de représentations visuelles.

De manière globale, il s’agit d’utiliser l’ensemble de ses ressources cognitives « visuelles » pour mieux réfléchir, comprendre, apprendre, mémoriser, communiquer, collaborer, analyser, décider, évaluer.

Comment marche la visualisation ?

 Le processus de visualisation peut être « interne » ou « externe ».

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Interne ou visualisation mentale
Il s’agit de créer des images mentales. L’image mentale est une image en général dynamique, vivante, avec du mouvement. C’est une scène, c’est un petit film qu’on se déroule dans la tête. Cette image appartient au souvenir ou à l’imaginaire.
Mais la visualisation mentale est « fragile » car elle est éphémère. Les facteurs externes peuvent la déstabiliser, la faire changer, voir l’effacer.

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Externe ou visualisation « concrète »
Pour dépasser le côté fragile ou éphémère de la visualisation mentale, nous avons recours à des outils visuels pour concrétiser cette visualisation mentale afin de la stabiliser et c’est là l’essentiel ! Cela permet de créer une photo à instant T pour pouvoir comparer 2 photos à un instant T plutôt que d’être dans un film qu’on ne peut pas arrêter ou qu’on ne sait pas où arrêter. Il s’agit aussi de « rendre visible » l’invisible pour mieux comprendre et agir. Les méthodes de visualisation concrète peuvent aussi fournir un modèle de communication collectif pour renforcer la productivité d’une équipe.

Techniques de visualisation « concrète »

L’objectif est de retranscrire les idées sous forme de représentation visuelle basée sur un langage visuel partageable. C’est pour cela que nous parlons de techniques « réglées » de visualisation c’est-à-dire possédant des règles de fabrication claires pour tous.

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Mind Mapping (carte mentale ou carte heuristique) : méthode visuelle d’organisation hiérarchique et arborescente des idées, connaissances, activités, projets … Les représentations arborescentes sont aussi d’excellents supports visuels de présentation et d’aide à la mémorisation.

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Concept Mapping (carte conceptuelle) : méthode visuelle d’organisation systémique des idées et des connaissances. Il s’agit de réaliser une carte avec des concepts reliés par des flèches.

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Perceptual Mapping (carte perceptuelle) ou plus connue sous le nom de matrice visuelle comme la matrice SWOT) : méthode visuelle d’organisation spatiale des idées. Il ‘agit de produire une synthèse visuelle qui permet de faire rapidement des comparaisons entre les informations.

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Time Mapping (tout type de cartographie temporelle) ou dit autrement toute ce qui permet de représenter du temps pour piloter des projets : Time Line ou ligne de temps, Retroplanning, Diagramme de Gantt, Kanban …

Les techniques libres ou « non réglées » de visualisation qui relèvent de la facilitation graphique.

  • Scketchnoting
  • Scribing ou graphic recording

Etes-vous prêt à vous lancer dans la facilitation visuelle ?

Remplissez un court questionnaire et entrez en contact avec l’un de nos experts.

Différence entre facilitation visuelle et graphique

Pour Signos, la différence réside dans la posture et la compétence du facilitateur.

La facilitateur graphique possède une compétence graphique qu’il utilise pour représenter de manière « dessinée » ce qui se dit et se joue devant lui. Il exploite d’avantage le champ du croquis et du langage pictographique pour restituer les idées. Les techniques de Skecthnoting et de scribing ou graphic recording appartiennent à cet univers de la facilitation graphique.

Le facilitateur visuel utilise des structures visuelles émergeantes (heuristiques) ou déjà existantes (modélisées) pour aider un groupe à organiser ses idées, analyser une situation, prendre une décision, interpréter un résultat … Il aide le groupe à créer ou utiliser des structures visuelles. Il ne fait preuve d’aucune compétence graphique.

Facilitation graphique vs facilitation visuelle
Facilitation visuelle vs facilitation graphique

En résumé, la facilitation graphique appartient au champ de la facilitation visuelle avec une approche plus graphique et dessinée.

Au sein de la facilitation graphique, il faut distinguer le rôle du Facilitateur Graphique de réunion et celui d’Illustrateur de réunions qu’on appelle aussi Graphic Recorder ou Scribe graphique. Malheureusement, le terme facilitateur graphique est encore utilisé pour les 2 approches. Le Graphic Recorder a une fibre artistique très marquée. Il opère dans le cadre de conférences, de séminaires ou d’ateliers collaboratifs mais n’en est pas l’animateur. En silence, il traduit voire interprète avec sa sensibilité les contributions du groupe.

L’homme, un animal visuel ?

Rappel de quelques chiffres

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85% des informations transmises au cerveau sont visuelles.

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50% des activités cérébrales sont consacrées au traitement d’informations visuelles.

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70% des individus sont d’abord des apprenants avec une préférence visuelle.

Avantages de la visualisation

Apporter une vision globale pour clarifier, trouver de nouvelles solutions

Le traitement visuel de l’information nous fait voir le monde autrement ;-). Il nous donne tout d’abord une vision globale avant d’aller vers le détail. En faisant cela, nous réfléchissons, analysons, décidions autrement. Nous agissons autrement. Nous trouvons de nouvelles solutions qui nous sortent d’une impasse ou nous trouvons enfin cette idée de génie qui va révolutionner le monde ou plus modestement notre vie !

Le traitement oral fait l’inverse : nous devons enregistrer toutes les informations – avec un risque d’oubli quand la personne a fini de parler pour pouvoir vous construire une vision globale de la situation. Pour exemple, pensez à quand vous demandez votre chemin et qu’au bout de quelques explications, vous vous dites que vous redemanderez plus loin car vous n’avez pas pu tout retenir. 

Apporter une vision globale pour réduire les risques, se rassurer / sécuriser

La visualisation est une faculté logée depuis toujours dans notre cerveau reptilien. Elle nous a permis d’échapper aux dangers de toutes sortes mais aussi de chasser pour survivre et évoluer depuis des millions d’années.

C’est d’ailleurs pourquoi les situations nécessitant de la vigilance font toujours appel à des informations jouant sur des formes basiques (triangles, rectangle et cercle), quelques couleurs (noir, blanc, rouge, jaune) et le contraste. Le code de la route est un parfait exemple de facilitation visuelle.

  • Imaginez une ville sans panneau de signalisation et sans code de la route pour les interpréter ? Dans quel état mental seriez-vous ?
  • Imaginez un projet avec des indicateurs visuels partagés et un référentiel commun pour les interpréter ? Dans quel état mental seriez-vous ?

Une activité mentale économe

L’énergie dépensée par le cerveau pour travailler de manière séquentielle est plus forte et le temps passé est plus long que pour un traitement visuel. L’énergie dépensée par le cerveau pour identifier des objets (tangibles ou dessinés) est négligeable comparée à celle qui faut pour les identifier à partir de leur forme orale ou écrite. Le cerveau capte le sens d’une scène en 1/10 de sec.

Management et facilitation visuelle

Le manager de demain sera un manager facilitateur et un manager visuel : il sera un manager facilitateur visuel.
Il sera imprégné des principes de Lean Management et des Méthodes Agiles qui mettent les méthodes visuelles au coeur de leur activité pour faciliter la collaboration, pour mieux travailler ensemble en vue d’être plus efficace et durablement !

En résumé

Les techniques de facilitation en situation de management ont pour objectif de garantir l’implication des collaborateurs dans les processus de travail ci-dessous :

  • participation/concertation pour favoriser l‘expression
  • créativité pour faire émerger les idées
  • implication pour favoriser l’engagement
  • résolution de problèmes et des conflits
  • présentation pour renforcer la communication d’adhésion

Les techniques visuelles facilitent et accélèrent les processus ci-dessus en fournissant un feed-back visuel en temps réel ayant pour effet immédiat de :

  • focaliser les collaborateurs
  • faciliter la communication
  • favoriser la coconstruction
  • obtenir l’adhésion
  • structurer et dynamiser les échanges
  • accélérer la prise de décision

Dans un contexte d’élaboration et de conduite de projet, les techniques visuelles de facilitation permettent de :

  • renforcer l’alignement des parties prenantes d’un projet
  • clarifier les finalités et objectifs d’un projet
  • faciliter la prise de décision, l’analyse et la résolution des problèmes
  • formaliser les processus, les règles, les plans d’action, les allocations de ressources
  • co-piloter et suivre un projet
  • évaluer un projet tout au long de son déroulement et en fin de projet
  • organiser le recueil des apprentissages réalisés par l’équipe projet pour améliorer la conduite des prochains projets

    Allez plus loin et rendez vos réunions productives !

    Comment choisir son service de facilitation ?

    Les 3 approches (visuelle, graphique, graphic recording) ne sont pas concurrentes, au contraire, elles sont même complémentaires.

    Notamment pour des animations de séminaire ou des réunions stratégiques (COMEX, CODOR, COPIL …), vous pouvez combiner facilitation visuelle et graphique.

    Nous avons identifié 4 grands types de besoin chez nos clients que nous pouvons traiter avec chacune des 3 approches de facilitation.

    Animation de Séminaire

    • Intervention ponctuelle du facilitateur : nous préparons, animons et élaborons les comptes-rendus avec vous.
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    Facilitation de Réunion

    • Intervention ponctuelle : une réunion spécifique à enjeux forts.
    • Intervention régulière : animation de l’ensemble des CODI, COMEX, COPIL… tout au long de l’année ou du projet.

    Pilotage de Projet

    • Intervention ponctuelle : lancement de projet ou résolution de problème.
    • Intervention régulière : nous co-pilotons le projet ensemble.

    Vision Stratégique

    • Intervention ponctuelle : nous animons des séances de clarification et d’alignement stratégique.

    Facilitation Visuelle

    Animation de séminaire : le facilitateur visuel aide le groupe à structurer sa réflexion (idées, analyses, décisions, planification…) dans un format utilisable dès la fin du séminaire sur le terrain.

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    Facilitation de réunion 
    En ponctuel : idem animation séminaire.
    En régulier : le facilitateur visuel utilise des outils numériques pour enrichir les comptes-rendus d’une réunion à une autre.

    Pilotage de projet : le facilitateur visuel aide l’équipe projet en mobilisant les méthodes et outils de management visuel. Et surtout, il sait comment les « animer » ! Il intervient pour lancer un projet, piloter un projet dans la durée ou ponctuellement pour résoudre un problème ou lever un blocage.

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    Vision stratégique : le facilitateur visuel aide l’équipe de direction en mobilisant les méthodes et outils visuels d’aide à la clarification l’analyse et la prise de décision stratégique. Il intervient au démarrage d’un nouveau projet, d’une nouvelle ère (Vision 2030 par exemple) ou à l’occasion d’un désalignement stratégique des associés ou de l’équipe de direction.

    Facilitation Graphique

    ou Sketchnoting

    Animation de séminaire : le facilitateur graphique aide le groupe à structurer sa réflexion (idées, analyses, décisions, planification …) dans un format plus graphique et dessinée.

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    Facilitation de réunion 
    En ponctuel : idem animation séminaire.
    En régulier : non.

    Pilotage de projet :
    En ponctuel : idem animation séminaire.
    En régulier : non.

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    Vision stratégique : idem animation séminaire.

    Graphic Recording

    ou Scribing

    Animation de séminaire : le graphic recorder synthétise et met en scène graphiquement les informations qu’ils captent pour aider le groupe à mieux comprendre et mémoriser ce qui s’échange. Il fournit un livrable très graphique qui sert de compte-rendu synthétique et mémorable du séminaire.

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    Facilitation de réunion 
    En ponctuel : idem animation séminaire pour des réunions « stratégiques ». 
    En régulier : non.

    Pilotage de projet : non.

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    Vision stratégique : non.

    « Comment faire co-élaborer 15 personnes de 15 organisations différentes à un référentiel métier à vocation nationale ? Merci Signos ! »

    Anne-Lise MATHIEU – Coordinatrice du projet Ecole de la médiation, UNIVERSCIENCE

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    « Une méthodologie efficace pour, à la fois, gagner en temps et en cohérence dans la préparation et dynamiser les échanges lors des réunions. »

    Barbara HOUALET – Coordinatrice VIVACITES

    Nos autres services de facilitation

    Coaching Visuel

    Gagner du temps en arrêtant de tourner en rond, reprendre confiance en soi, gagner en sérénité, réduire son stress… Et apprendre à s’auto-coacher pour s’autonomiser.

    Cartographie des compétences

    Renforcer l’adéquation poste/personne. Conserver les compétences. Réduire le taux de turnover. Rentabiliser les formations. Et de manière globale, accroître la motivation de ses collaborateurs.

    Etes-vous prêt à vous lancer dans la facilitation visuelle ?

    Nous mettons à votre disposition une grille de questions pour vous aider à affiner votre choix et pouvoir engager une discusion avec nous.

    Facilitation de réunion
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    Animation de séminaire
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    Session de créativité
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    Vision stratégique
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    Pilotage de projet
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    Modalités d'intervention
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    Obligatoire
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    Obligatoire
    Obligatoire
    Obligatoire
    Obligatoire
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