Bien travailler en mode hybride

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Le télétravail forcé pendant la période de confinement ouvre sur une nouvelle ère : le travail hybride. Dans l’urgence nous avions animé des webinars pour outiller en urgence les télétravailleurs qui manquaient de préparation pour rester productif et innovant malgré la distance.

Les méthodes et outils visuels possède un avantage incroyable : que vous soyez à distance ou en présentiel, les méthodes et les outils sont les mêmes ! Pas besoin de changer de méthode et d’outil si on est à distance ! Pas de double apprentissage à faire donc économie de temps et économie d’effort cognitif.

Avant la crise, les méthodes et outils visuels avaient l’ambition d’améliorer le management présentiel. Avec la crise, ils ont eu l’ambition de palier les manques liés à la distance. Dans la période post-crise, ils ont l’ambition de devenir le nouveau mode de collaboration et de management à l’ère du travail hybride.

Ce post se découpe en trois parties reprenant chacun l’un de nos trois webinars à succès du confinement 2020. Ces webinars sont toujours valables dans leur contenu. Si vous souhaitez les revoir, zappez la partie contextuelle du confinement et concentrez-vous sur les méthodes et outils présentés.

• Webinar n°1 : La boite à outils visuels du télétravail
• Webinar n°2 : Animer des réunions productives à distance
• Webinar n°3 : Piloter son activité et ses projets à distance

Depuis, nous avons animé de nouveaux webinars sur les méthodes et outils visuels, vous y retrouverez les Replays et les prochains webinars.

La boîte à outils visuels du télétravail

Le « travailleur visuel » ne se trouve jamais démuni pour travailler à distance : communiquer, réfléchir, piloter, collaborer… il maîtrise une boite d’outils complémentaires pour trier le meilleur parti de chacun en fonction de ses différents besoins tout au long de la journée.

Communiquer à distance

Envoyer des mails consomme plus de bande passante et n’est pas sans effet en terme de développement durable. Voici le lien vers un article sur le sujet.

Voici le trio gagnant en 2022 pour communiquer efficacement à distance : chat + partage écran + visio.

• Téléphone : en cas de force majeure. Préférez-lui une audioconférence avec option de partage écran sous la main car parfois, une image vaut bien 1000 mots.
• Chat : pour tout question qui demande une réponse dans la foulée (Slack, Teams, Talk Spirit …). Petit faible, pour notre part, vers TalkSpirit, éditeur français, en pleine évolution et meilleur que Slack selon nous. Et Teams ? Notre constat en 2022 : c’est la solution dominante du marché dû à son intégration avec Sharepoint et à sa marketplace.
• Visio : si vous n’avez pas besoin de communication non-verbale, coupez la caméra surtout si vous partagez votre écran. Nous citions différentes solutions en 2020 : Skype, Join.me, Gotomeeting, Whereby, Zoom … En 2022, Teams,  Zoom et Google Meet dominent chez nos clients. Mais une foule de nouvelles solutions ont émergé dont ce serait trop long de faire la liste ici.
• Mail : pour envoyer une information qui demande une réponse plus tard dans la journée ou au-delà de la journée. Privilégiez le partage de lien hypertexte de fichier plutôt que l’envoi d’une pièce-jointe.
• Logiciels online : Office365, GSuite et tout logiciel online permettant de collaborer en temps réel (mode synchrone).
• Serveurs : c’est le moment d’apprendre à bien connaître les options de partage : lecture, édition, mot de passe …

Réfléchir à distance

Le brainstorming en temps différé est plus efficace que les brainstorming en temps réel. (Article paru dans la revue HBR – promis on vous retrouve le n° quand on peut retourner au bureau).

Toute le monde peut être avoir des idées donc misez sur l’intelligence collective mais en l’organisant … avec la méthode IDEAXION.

Et surtout, n’oubliez pas d’utiliser les ressources visuelles de ces logiciels : icônes / marqueurs / tags …

Voici le duo gagnant en 2022 : un outil de Mind Mapping et un outil de TBI

• Mind Mapping : Les outils de Mind Mapping sont les plus efficaces pour ce type d’opération cognitive. Voici les 2 logiciels online les plus complets : Mindomo et MindMeister. Si vous utilisez MindManager, la version 2022 MindManager Entreprise permet désormais la collaboration online à distance avec des collègues sans rien à avoir à installer de leur côté.
• TBI : les tableaux blancs interactifs possèdent des options pour faire de la créativité. Outre la fonction Tableau blanc numérique, vous pouvez de plus en plus créer des post-its virtuel et animer des séances de créativité à distance. Certains logiciels de visioconférence et de salles réunions visuelles proposent également ces options.
• Historiquement, vous avez Miro et Concept Board et plus récemment l’éditeur français Klaxoon ! Regardez aussi SOFA (logiciel français avec un haut niveau de sécurité « militaire », faible consommation bande passante et visio Intégrée) et Glowbl, solution de classe virtuelle historiquement qui s’est mué en véritable espace de travail numérique très innovant !

Piloter à distance

Les outils de Mind Mapping permettent autant d’organiser ses idées que ses activités. Si vous faites juste de suivi de tâche, travailler en mode Kanban est suffisant. Vous pouvez reproduire le mode kanban avec votre logiciel de Mind Mapping ou allez dans un logiciel dédié à ce mode d’organisation tel que Trello ou Planner pour les plus connus.

Utiliser les ressources visuelles de ces logiciels : tags / étiquettes …

En 2022, la concurrence est rude. Les solutions se multiplient de « Digital Workplace » pour gérer des projets explosent. Parmi les plus connus : Monday, Smartsheet, Asana, Notion …

Collaborer à distance

Pour bien choisir ses outils et surtout éviter d’empiler les outils et de perdre au final en efficacité, commencez par définir vos objectifs de collaboration.

• Sur quoi souhaitez-vous collaborer : des idées, des projets, des problèmes …
• Ensuite, choisissez vos outils et n’oubliez pas d’apprendre un peu de méthodes pour bien les utilisez.

Vous n’avez pas d’objectifs de collaboration clairs mais vous souhaitez vous équiper pour être capable de télétravailler efficacement sur n’importe quel type de sujet : voici le trio gagnant :

• + logiciel intégrant Chat/Visio/Partage Ecran
• + logiciel Mail / Calendrier
• + logiciel de Mind Mapping ou Kanban

Pour résumer, nous pourrions identifier 3 niveaux de collaboration

• Niveau 1 : partager les informations et ses supports à distance : visioconférence
• Niveau 2 : brainstormer et piloter à distance : visioconférence, chat, outils Mind Mapping et Kanban
• Niveau 3 : importer les outils du niveau 2 au bureau pour améliorer le travail et les réunions en présentiel

Et c’est là peut-être la bonne nouvelle de cette période : transformer les « contraintes » du télétravail en « avantages » pour mieux travailler et collaborer au quotidien, en présentiel comme à distance !

Animer des réunions productives à distance

Les enjeux du télétravail se focalisent de plus en plus sur l’art de collaborer efficacement à distance. Comment organiser une réunion efficace ? Qu’est-ce qui est le plus important dans une réunion, voir la tête des participants ou voir les idées ?

Notre réponse : dans un contexte professionnel, nous nous réunissons pour échanger des idées et des informations sur nos projets et pas seulement pour le plaisir d’être ensemble. Il est donc plus important de voir les idées que les participants. Oui mais il manque la communication non-verbale pour voir si la personne est cohérente quand elle parle. Oui mais les méthodes d’animation de réunions visuelles proposent des solutions dépasser cette limite et surtout ces solution sont plus fiables que de se fier à sa propre intuition

En résumé, les réunions visuelles sont les modes de réunions les plus efficaces car nous obtenons 4 grands bénéfices :

• Réduction du temps des réunions
• Accroissement de la qualité des échanges.
• Augmentation de l’implication des participants
• Réduction des mauvaises interprétations entre participants

Principes des réunions visuelles

• Visualiser tout ce qui s’échange : tout ce qui est dit est noté !
• Disponibilité des supports visuels avant la réunion.
• Existence de structures visuelles d’animation : ce qui ce dit est organisé, structuré, architecturé.
• La prise de note individuelle interdite et laisse la place à la prise de notes collaborative.
• Les comptes-rendus élaborés en temps-réel.

Préparer ses réunions

Clarifier les objectifs de la réunion

C’est le premier point d’une bonne préparation. Il ne s’agit pas seulement de définir les sujets ou thèmes à l’ordre du jour. Il s’agit aussi de définir les objectifs « cognitifs » de chaque sujet ou thème. Sommes-nous là pour brainstormer, décider, clarifier, planifier … ?

Pour cela nous proposons depuis 10 ans la méthode IDEAXION que nous avons patiemment ciselée à l’épreuve du terrain. Voici un lien un de nos articles sur la méthode IDEAXION. Utilisez cette méthode comme référentiel commun avec votre équipe. Lisez l’article qui explique comment l’utiliser !

La voici en Image

Centraliser et rendre disponible les supports à distance

Où centraliser vos documents ? Sur votre serveur, logiciel de management visuel ou espace de collaboration visuelle et évitez si possible un envoi par mail avec les documents en pièces-jointes que chacun va classer à sa manière, oublier de mettre à jour en cas d’envoi de mail n°2 avec des documents qui auraient évoluer. Et si vous passez par le mail, préférez les liens hypertextes aux pièces-jointes pour communiquer vos supports. Votre empreinte écologique en sera réduite et si jamais, vous faites une modification du support, les participants auront toujours la bonne version. Souvent, ce conseil se heurte à la gouvernance de l’information : droits d’accès au dossier, confidentialité ou tout simplement savoir-faire.

Envoyer un Ordre du jour structuré

De quoi ne s’agit-il pas ? Parfois, en négatif, c’est plus simple à expliquer. Ce n’est pas envoyer une seule phrase pour une réunion de 2 heures ou envoyer un mail avec différents points à l’ordre du jour sans préciser qui est chargé d’animer tel point et combien de temps nous prendrons pour le traiter.

Pour SIGNOS, la méthode la plus simple et la plus efficace est l’ODJ en Mind Mapping car il sert aussi de structure pour animer la réunion.

Si vous organisez des réunions de reporting ou suivi, vous devez (ou devriez) disposer de tableaux de bord qui seront actualisés pendant la réunion.

Dynamiser l’animation

Afficher l’ordre du jour structuré

Afficher l’ODJ structuré ou votre tableau de bord de pilotage au démarrage de la réunion et revalider l’ODJ : objectifs, durée, supports qui seront présentés .. qu’il n’y a pas de surprise pendant les échanges. Rien de pire de repartir en recadrage ou régulation de réunion. Cela casse la dynamique de la réunion et la qualité des échanges.

Prendre des notes collaboratives !

Comme nous le disions en début de webinar, dans une réunion visuelle productive, la prise de note individuelle est interdite pour éviter que chaque participant reparte avec une réalité différente de son voisin alors que nous étions dans la même réunion surtout dans des réunions de pilotage de projet. Les écarts d’interprétation peuvent coûter très cher. Mais comment faisons de la prise de note collaborative ?

Au minimum, faites un relevé de décision partagé à l’écran pour valider ensemble ce qui est noté.

Pour Signos, c’est insuffisant. Noter uniquement les décisions, c’est oublier une quantité d »informations échangées qui souvent font le coeur des discussions et qui reviennent de réunion en réunion car ces informations orales non notées ont été « oubliées », « mal interprétées ». C’est pour cela que nous avons mis en place une formation spéciale pour apprendre à animer des réunions en Mind Mapping, prendre des notes collaboratives et maîtriser la méthode IDEAXION : Formation Mind Mapping Réunion – Mieux communiquer et collaborer.

Pour les réunions de suivi et de reporting, partez de votre tableau de bord de pilotage et mettez-le à jour en temps réel au niveau des indicateurs : indicateurs visuels, commentaires, ressources … Bien sûr, si vous animez vos réunions de suivi avec un PowerPoint … comment dire … c’est moins évident voire mal barré. Quand nous parlons de tableaux de bord, nous parlons de structures visuelles dynamiques facile à actualiser et modifier en temps réeel comme du Mind Mapping, du Kanban voire même un Excel bien visuel.

Faire le compte-rendu en temps réel

C’est votre prise de note en temps réel qui sert de compte-rendu ! Les personnes valident les idées que vous notez, leur place dans la structure si vous utilisez du Mind Mapping.

Vous allez aussi pouvoir visualiser les différentes décisions : Quelles idées sont retenues ou non ? Qui est d’accord ou non ? Quel est le degré d’avancement des tâches ? Qui fait quoi pour quand ?

Pour cela utilisez les indicateurs visuels : étiquettes, tags, balises, marqueurs, icônes

Si vous faites une réunion de suivi ou reporting, mettez le tableau de bord à jour avec les participants en prenant soin que chacun visualise bien les modifications et les valide. C’est le tableau de bord qui sert de compte-rendu. Utilisez les zones notes ou commentaires pour associer les informations complémentaires issues de la réunion. Votre prise de notre s’incorpore dans votre tableau de bord. D’où l’utilité d’avoir un outil de tableau de bord dynamique qui permette cette prise de note dynamique.

La réunion terminée, envoyez immédiatement votre prise de note collaborative ou votre tableau de bord à jour. Et toujours le même conseil, privilégiez un lien hypertexte vers le fichier plutôt qu d’envoyer un mail avec une pièce-jointe de plusieurs Mo.

Conclusion

Pour Signos, les méthodes de réunion visuelles ne sont pas réservées au télétravail ou travail à distance. Elles font partie des bonnes pratiques des réunions dans toute organisation qui appelle de ses voeux un management plus participatif favorisant l’implication, l’autonomisation et la responsabilisation des individus.

Piloter son activité et ses projets à distance

Les enjeux du télétravail se focalisent de plus en plus sur l’art de piloter l’ensemble de son activité efficacement à distance. Et on pense très souvent au pilotage de projet car nous sommes tous amenés désormais à travailler en mode projet.

Le défi est simple : comment suivre l’avancement des tâches sans voir ses collègues dans une réunion de suivi ou de reporting ? Pour certains, c’est peut-être l’activité de travail à distance qui est la mieux organisée actuellement. Si cette affirmation vous choque ou tout simplement ne représente pas encore votre réalité, voici quelques astuces pour s’y mettre.

Piloter avec un tableau de bord

Sinon on devait définir l’acte de piloter, simplement, en faisant référence au contexte de pilotage d’une automobile. Piloter, c’est :

• décider de la route avec un GPS ou des panneaux d’indication [= feuille de route du projet]
• savoir quand freiner, accélérer en fonction de la circulation et des imprévus surviennent [événements du projets]
• faire attention aux alertes qui s’allument sur son tableau de bord [= même vocabulaire pour le tableau de bord du projet]
• en respectant les règles = le code de la route [= référentiel de projet]

Avez-vous un Tableau de Bord « dynamique » ?

• Tableau de bord « statique » : un PowerPoint avec des slides avec informations compilées sous formes de schémas, tableaux, graphiques qu’il est difficile de modifier en temps réel.
• Tableau de bord « dynamique » un tableau de bord avec structuration stable avec des indicateurs visuels et commentaires actualisables.

Vous souhaitez améliorer votre capacité de télétravail ou de travail à distance mais vous n’avez pas le temps ou ne souhaitez pas modifier vos pratiques pour le moment et gardez vos supports « statiques », revisionnez le webinar n°1 sur la boite à outils visuels pour le télétravail, vous trouverez des réponses pour choisir des outils de partage à distance ou pour questionner l’usage d’outils que vous possédez mais sous-utilisez.

Vous souhaitez profiter du contexte actuel pour vous lancer dans l’élaboration de tableau de bord dynamique pour gagner du temps et optimiser l’animation de vos réunions virtuelles, nous vous proposons 2 méthodes simples :

• méthode Mind Mapping avec le logiciel online Mindomo
• méthode Kanban avec le logiciel online Trello

Ce sont 2 logiciels avec une base gratuite, faciles à prendre à main, sans rien à installer pour commencer rapidement !

Structurer son tableau de bord

Un tableau de bord sert à conduire / piloter efficacement.

Pour commencer, vous pouvez piloter votre quotidien avec une Todo Map au lieu de Todo List ou simple listes de choses à faire.

2ème chose que vous pouvez structurer : un projet. Voici 2 matrices pour piloter un projet

Planifier avec un tableau de bord

Vous avez besoin de voir l’avancement en priorité sans avoir d’architecture des objectifs, la méthode Kanban peut vous suffire.

• Ouvrez Trello ou Planner dans votre Office365
• Créez vos colonnes avec des titres : objectifs, à faire, en cours, à valider … terminé
• Créer vos étiquettes et renseignez les metadonnées (priorités, date début, date de fin ou échéance, personne ressources …)
• Déplacez les étiquettes de colonne en colonne de la gauche vers la droite en fonction de l’état de l’avancement des tâches

Vous avez besoin de voir une planification qui respecte la structure du projet : préférez la méthode Mind Mapping à la méthode Kanban. De plus, avec un Mind Mapping bien renseigné au niveau des metadonnées, vous pourrez générer un Diagramme Gantt. Voici les « metadonnées » à renseigner dans un Mind Mapping pour générer le diagramme de Gantt

• Priorités
• Balises / Tags
• Dates début et échéance
• Ressources

Suivre l’avancement des tâches

Pour bien suivre, il faut bâtir dès que possible une légende d’indicateurs visuels, connu et accepté par tous et des règles d’animation claires pour savoir qui peut modifier, quoi et quand ?

• Exemple de séries d’indicateurs

Conclusion

Pour Signos, les méthodes de pilotage visuel ne sont pas réservées au télétravail ou travail à distance. Elles font partie des bonnes pratiques pour manager ses projets dans toute organisation qui appelle de ses voeux un management plus participatif favorisant l’implication, l’autonomisation et la responsabilisation des individus.